Unstimmige Akkreditivdokumente

Wie Sie wissen, müssen die Banken Ihre Dokumente bei der Einreichung unter dem Akkreditiv sehr genau prüfen. Daher haben Sie Ihre Dokumente auch mit aller nötigen Sorgfalt zusammengestellt. Dennoch ergibt die Prüfung durch die Bank eine oder mehrere Unstimmigkeiten. Was Sie in dieser Situation tun können, um Ihr Geld trotzdem schnellstmöglich zu erhalten, erfahren Sie im folgenden Text.

Unstimmige Akkreditivdokumente – Ihre Bank hat es festgestellt

Sind die Fehler in den Dokumenten von Ihrer Bank gefunden worden, so wird sie sich unverzüglich mit Ihnen in Verbindung setzen. Sie haben in dieser Situation grundsätzlich die fünf folgenden Möglichkeiten. Je nach Art der Unstimmigkeit und der verbleibenden Zeit zur Einhaltung der Einreichungsfristen stehen Ihnen in der Praxis aber nicht alle Optionen offen.

• Dokumente nachbessern und neu einreichen

  Diese Option ist für Sie am besten, wenn Sie die Dokumente tatsächlich nachbessern und fristgerecht erneut einreichen können. Durch die Einreichung von korrigierten Dokumenten erhalten Sie die Zahlung ganz normal unter dem Akkreditiv. Sie sind nicht auf die Zustimmung Ihres Käufers angewiesen.

  Unstimmigkeiten, die sich auf verstrichene Fristen, falsch gelieferte Ware oder andere bereits nicht mehr änderbare harte Fakten beziehen, lassen sich nicht nachbessern. Dagegen können Sie Dokumente nachbessern, bei denen

  • Dokumente fehlen (Beispiel: statt drei Original-Rechnungen nur eine eingereicht),
  • Dokumente unvollständige Angaben enthalten (Beispiel: in der Rechnung fehlt – obwohl gefordert – die Akkreditivnummer)
  • oder Dokumente Fehler enthalten (Beispiel: Name des Importeurs enthält einen Tippfehler).

  Wenn ein von Ihnen selbst ausgestelltes Dokument unstimmig ist, so ist die Korrektur normalerweise relativ einfach. Schwieriger wird es allerdings, wenn eine nachträgliche Korrektur in Dokumenten erforderlich ist, die Dritte wie zum Beispiel Frachtführer, Handelskammer o.ä. ausgestellt haben.

  Weiterhin müssen Sie beachten, dass auch die nachgebesserten Dokumente in jedem Fall fristgerecht eingereicht werden müssen. Das bedeutet, dass sie üblicherweise spätestens 21 Tage nach dem Lieferdatum gemäß Transportdokument und auf jeden Fall vor Ablauf des Akkreditivs bei Ihrer Bank vorliegen müssen. Sie können sich nicht darauf beziehen, dass die erste – fehlerhafte – Einreichung fristgerecht war.

  Wägen Sie also genau ab, ob Sie die Dokumente ohne die festgestellten Unstimmigkeiten innerhalb der verbleibenden Zeit nachliefern können. Ist dies problemlos möglich, so sollten Sie diese Option bevorzugen. Ansonsten stehen Ihnen noch die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung.

• Kurzfristige Akkreditivänderung

  In manchen Fällen ist es denkbar, dass Ihre Dokumente durch Änderung entsprechender einzelner Akkreditivbedingungen konform wären. Ihre Bank könnte also die Akkreditivbank um eine entsprechende Akkreditivänderung bitten, ohne erkennen zu geben, dass bereits Dokumente präsentiert worden sind.

  Die Änderung – so denn der Importeur zustimmt – müsste in diesem Fall zeitnah erfolgen, damit Sie die Einreichungsfristen einhalten können. Sofern nicht anders vereinbart müssen die Dokumente spätestens 21 Tage nach Versanddatum vorgelegt werden. Diese Möglichkeit kommt also nur in Betracht, wenn Sie genügend zeitlichen Spielraum haben und Sie eine Zustimmung zur Akkreditivänderung erwarten können.

• Per SWIFT um Ermächtigung zur Auszahlung bitten

  Ihre Bank kann sich per SWIFT an die Akkreditivbank (Bank des Importeurs) wenden und die Unstimmigkeiten in den Dokumenten beschreiben bzw. elektronische Kopien der unstimmigen Akkreditivdokumente übermitteln. Verbunden mit dieser SWIFT-Nachricht ist die Bitte, die Auszahlung trotz Unstimmigkeiten zu autorisieren. Stimmt die Akkreditivbank der Auszahlung zu, so erhalten Sie auch Ihr Geld entsprechend.

  Die Akkreditivbank kann diese Entscheidung nicht selbst treffen, sondern wird den Importeur über die Unstimmigkeiten in Kenntnis setzen und um Anweisung bitten. Der Importeur hat ein Interesse am Erhalt der Ware und könnte kleineren Unstimmigkeiten ohne Bedenken zustimmen. Der Importeur weiß, dass sich die Dokumente noch bei Ihrer Bank befinden und Sie diese sehr einfach wieder zurückbekommen können. Notfalls könnten Sie so den Transport nachträglich umleiten, die Verfügungsgewalt über die Ware zurückerlangen und die Ware anderweitig veräußern.

  Ist das Verhältnis zwischen dem Importeur und Ihnen zu diesem Zeitpunkt gut, so sollte der Importeur – außer bei schwerwiegenden Verstößen gegen die Akkreditivbedingungen – der Auszahlung zustimmen können. Es kann aber sein, dass der Importeur eine Auszahlung nicht sofort akzeptiert. In diesem Fall verbleibt Ihnen noch die folgende Möglichkeit.

• Dokumente an Akkreditivbank senden und um Ermächtigung zur Auszahlung bitten

  Manchmal sind die Unstimmigkeiten in den Dokumenten für den Importeur auf die Entfernung nicht eindeutig einzuschätzen. In so einem Fall vertraut der Importeur dem Urteil seiner eigenen Bank eher als der Nachricht von Ihrer Bank. Die Dokumente können in diesem Fall physisch an die Akkreditivbank geschickt werden. Die Bank kann so die Dokumente selbst prüfen und mit dem Importeur die Relevanz der Unstimmigkeiten besprechen. Im Idealfall folgt aus den Beratungen zwischen Importeur und seiner Bank, dass die Zahlung autorisiert wird und der Importeur die Dokumente erhält.

  In keinem Fall darf die Bank aber die Dokumente an den Importeur aushändigen, bevor dieser im Gegenzug einer Auszahlung trotz Unstimmigkeiten an Sie zustimmt. Ist der Importeur nicht bereit die Auszahlung zu erlauben, so muss die Bank die unstimmigen Akkreditivdokumente wieder zurückzusenden. Die Zahlungsansprüche aus dem Liefervertrag müssen also anderweitig beglichen werden. In so einer Situation könnte der Importeur versuchen, Preisnachlässe oder andere zusätzliche Vorteile für sich herauszuhandeln.

  Es ist also für Sie ausgesprochen wichtig, direkt akkreditivkonforme Dokumente zu präsentieren. Nur so können Sie die eben beschriebenen Verzögerungen und möglichen weiteren Nachteile ganz vermeiden.

• Um Auszahlung unter Vorbehalt bitten

Eine vierte Möglichkeit bietet sich bei eher unbedeutenden Unstimmigkeiten in den Dokumenten an. Sie können Ihre Bank um Auszahlung unter Vorbehalt bitten. Dabei gehen sowohl Ihre Bank als auch Sie selbst davon aus, dass die Zahlung schließlich von der Akkreditivbank autorisiert wird. Sie erhalten Ihre Zahlung sofort statt auf die endgültige Entscheidung des Importeurs warten zu müssen. Zahlt die Akkreditivbank letztendlich aber doch nicht, so müssen Sie den bereits erhaltenen Betrag an Ihre Bank zurückzahlen. Aufgrund dieser Unsicherheit ist Ihre Bank zu dieser Variante normalerweise nur bei wirklich geringen Abweichungen in den Dokumenten und einer sehr gefestigten Geschäftsbeziehung zu Ihnen bereit.

Zusammenfassung – Unstimmige Akkreditivdokumente

Welche Möglichkeiten Ihnen zur Verfügung stehen, wenn Sie unstimmige Akkreditivdokumente eingereicht haben, haben wir grafisch noch einmal zusammengefasst.

Unstimmige Akkreditivdokumente – Welche Möglichkeiten gibt es?

Unstimmige Akkreditivdokumente – Importeursbank hat es festgestellt

Ihre Dokumente haben die wichtigste Hürde genommen und sind von Ihrer Bank als akkreditivkonform aufgenommen und an die Importeursbank geschickt worden. In seltenen Fällen kann es aber dennoch vorkommen, dass die Akkreditivbank bei der eigenen Prüfung noch Unstimmigkeiten feststellt.

• Eventuell hat Ihre Bank eine tatsächliche Unstimmigkeit übersehen.
• Oder die Bank des Importeurs interpretiert eine Regelung etwas anders als Ihre Bank und betrachtet somit etwas als Unstimmigkeit, was für Ihre Bank noch akzeptabel war.
• Es kann auch sein, dass die Auslandsbank eine Unstimmigkeit nur erfindet, um nicht zahlen zu müssen.

In jedem Fall kann die Bank die Dokumente so nicht als akkreditivkonform aufnehmen.

Sofern die Ablehnung nicht aus boswilligen Motiven erfolgte, wird die Bank in diesem Fall schnellstmöglich den Importeur kontaktieren. Normalerweise hat dieser ein Interesse daran, die Dokumente zu erhalten, um die Zollabfertigung der Ware zu erledigen, die Ware in Empfang zu nehmen usw. Daher ist davon auszugehen, dass er einer Auszahlung bei einem kleinen Fehler in den Dokumenten oder einer Auslegungsfrage autorisieren sollte, um im Gegenzug die Dokumente zu bekommen.

Die Auszahlung muss vom Importeur autorisiert werden

Ist der Importeur nicht noch am gleichen Tag erreichbar oder trifft dieser nicht zeitnah eine Entscheidung, so muss die ausländische Bank Ihre Bank über die gefundenen Unstimmigkeiten informieren und die Dokumente zurückweisen. Dies ist für die Bank des Importeurs sehr wichtig, da auch unstimmige Akkreditivdokumente nach den Regelungen der ERA 600 sonst nach einer Frist von 5 Bankarbeitstagen automatisch als akkreditivkonform aufgenommen gelten würden.

Diese Situation ist für Sie ähnlich wie die Begutachtung der bereits als unstimmig erkannten Dokumente durch die Auslandsbank im obigen Fall. Sie können mit dem Importeur direkt Kontakt aufnehmen, um eine Autorisation der Auszahlung zu bewirken. In jedem Fall erhält Ihr Kunde die Dokumente nur von seiner Bank, wenn die Auszahlung erfolgt. Ansonsten werden die Dokumente an Ihre Bank zurückgeschickt und Sie müssen die Bezahlung der Ware – und damit die Erfüllung des Liefervertrages – mit dem Importeur direkt klären.

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