Die Handelsrechnung ist ein zentrales Dokument für den Käufer. Vereinfacht gesagt handelt es sich bei der Rechnung um ein Dokument mit einzeln aufgestellten Warenpositionen, das der Verkäufer erstellt, um Zahlung vom Käufer zur verlangen. Dementsprechend gehört die Handelsrechnung so gut wie immer zu den Akkreditivdokumenten. Ihr Kunde kann im Akkreditivtext unterschiedliche Anforderungen an die genaue Aufmachung der Rechnung stellen. Diese müssen Sie auch exakt beachten, damit die Rechnung akkreditivkonform ist.
Wir haben hier für Sie einige typische Anforderungen an Handelsrechnungen aufgelistet. Gleichzeitig erläutern wir Ihnen, wie Sie diese Anforderungen so einfach wie möglich erfüllen können.
Grundsätzliches über die akkreditivkonforme Handelsrechnung
Um eine akkreditivkonforme Handelsrechnung zu erstellen, sind die folgenden grundsätzlichen Regeln für Sie besonders wichtig.
Die Rechnung muss als solche bezeichnet sein.
Die Rechnung sollte überschrieben sein mit Wort „Rechnung“ / „Invoice“, „Handelsrechnung“ / „Commercial Invoice“ o.ä. – Proforma-Rechnung oder provisorische Rechnungen werden dagegen nicht akzeptiert.
Die Rechnung muss vom Begünstigten des Akkreditivs ausgestellt sein und im Normalfall auf den Akkreditivauftraggeber lauten.
Die Rechnung muss von Ihnen selbst ausgestellt sein, nicht von einem Dritten. Der Adressat der Rechnung muss der Akkreditivauftraggeber, also der Importeur sein. Überprüfen Sie genau, dass die Schreibweise Ihres eigenen als auch des Firmennamens Ihres Kunden auf der Rechnung 100% akkreditivkonform ist. Eine vom Akkreditiv abweichende Adresse ist dagegen akzeptabel, solange das Land mit der Angabe im Akkreditiv übereinstimmt.
Geänderter Firmenname des Exporteurs
Hat sich Ihr Firmenname seit der Akkreditiveröffnung geändert, so kann die Rechnung auch unter dem neuen Firmennamen ausgestellt werden. Es ist aber ein Hinweis auf den alten – akkreditivkonformen – Namen erforderlich. Beispielsweise wäre „Maschinenhandel GmbH (vormals Anlagenexport GmbH)“ akzeptabel, wenn im Akkreditiv als Begünstigter „Anlagenexport GmbH“ steht.
Erstellung von Rechnungen durch Dritte
- Im Fall eines übertragbaren Akkreditivs kann die Rechnung auch vom zweiten Begünstigten ausgestellt sein.
- Ist im Akkreditiv festgelegt, dass Dokumente von Dritten akzeptabel sind („THIRD PARTY DOCUMENTS ARE ACCEPTABLE“), so kann die Rechnung auch von einem Dritten ausgestellt sein.
Währung, Warengesamtwert, Stückzahl und ggf. Stückpreis müssen den Akkreditivbedingungen entsprechen.
Ist das Akkreditiv in Euro ausgestellt, so darf die Rechnung nicht auf US-Dollar lauten. Der Gesamtwert der Waren sowie die Stückzahl müssen auf der Rechnung so angegeben werden wie im Akkreditiv festgelegt. Nur bei Teillieferungen sind niedrigere Werte für Stückzahl und Warengesamtwert erlaubt. Der Stückpreis darf – falls er im Akkreditiv explizit angegeben ist – in keinem Fall abweichen.
Die Warenbezeichnung muss buchstabengetreu der Formulierung im Akkreditiv entsprechen.
Es dürfen keine Teile der Formulierung weggelassen oder zusätzliche Teile oder Attribute angefügt werden. Möchten Sie zusätzlich zur allgemeinen Warenbezeichnung auch Einzelpositionen ausweisen (zum Beispiel die genauen Warenbezeichnungen einer einzelnen Teillieferung), so könnte eine mögliche Formulierung dafür lauten:
Beschreibung der Ware exakt wie im Akkreditiv
Bestehend aus (Consisting of):
100 St. Produkt X
300 St. Produkt
Die Rechnung darf auch nicht mehr gelieferte Ware ausweisen als im Akkreditiv vereinbart.
Sie dürfen die im Akkreditiv vereinbarte Liefermenge natürlich nicht unterschreiten. Allerdings dürfen Sie diese Menge auch nicht
überschreiten und entsprechend in der Rechnung ausweisen. Die Handelsrechnung darf außerdem keine zusätzlichen, anderen Kosten und/oder Waren enthalten, die in den Akkreditivbedingungen nicht vorgesehen sind. Dies gilt auch, wenn beispielsweise die zusätzliche Ware nicht berechnet wird, wie zum Beispiel kostenlose Proben.
Die akkreditivkonforme Handelsrechnung darf keine Ware enthalten, die im Akkreditiv nicht aufgeführt ist – selbst wenn diese Ware kostenlos ist!
5% Toleranzen nach Artikel 30b der ERA 600
Es ist unter den spezifischen Bedingungen des Artikel 30b der ERA 600 akzeptabel, dass die gelieferte Ware doch mehr ist als die im Akkreditiv festgelegte Menge. Diese Ausnahme gilt allerdings nur, wenn
- die Menge der gelieferten Ware im Akkreditiv nicht in einer bestimmten Anzahl von Verpackungseinheiten oder Stücken vorgeschrieben ist und
- der Gesamtbetrag der Inanspruchnahmen den Akkreditivbetrag nicht überschreitet.
Praktisch gesehen fallen also Waren unter diese Regelung, welche in Einheiten wie zum Beispiel Kilogramm, Tonnen, Liter, Kubikmeter usw. gemessen werden. Dagegen sind Stückzahlen, Anzahl von Paletten, Kisten, Fässern usw. nicht von dieser Regel abgedeckt. In jedem Fall darf auch bei Mehrlieferung der Akkreditivbetrag von der Rechnung nicht überschritten werden.
Die eben genannte 5%-ige Minder- oder Mehrlieferung kann in den zusätzlichen Bedingungen des Akkreditivs explizit ausgeschlossen werden.
Die Lieferbedingung muss dem Akkreditiv entsprechen.
Die in Feld 45A des Akkreditivs vereinbarte Lieferbedingung, also beispielsweise „FCA Shanghai, Incoterms 2010“, muss in der Rechnung aufgeführt sein und darf nicht von der Festlegung aus der Akkreditiv abweichen. Die Angabe von „Incoterms 2010“ ist zwingend erforderlich, nur „FCA Shanghai“ anzugeben wäre nicht ausreichend.
Kolli-Anzahl, Kennzeichnung der Kisten, Menge der Ware, Gewichte usw. müssen mit den entsprechenden Angaben in allen weiteren Versandpapieren übereinstimmen.
Besonders Angaben betreffend Kolli-Anzahl, Kennzeichnung der Kisten, Menge der Ware, Gewichte usw. werden häufig sowohl in der Handelsrechnung als auch in weiteren Dokumenten (Packliste, Gewichtsliste, Versandokumente) aufgeführt. Es ist sehr wichtig, dass diese Angaben sich nicht gegenseitig widersprechen, sondern ein einheitliches Bild ergeben. Ist das Gewicht der Ware in der Handelsrechnung also mit „1.520,00 kg“ angegeben, so muss sich dieser Wert auch in der Gewichtsliste wiederfinden.
Die Handelsrechnung muss rechnerisch richtig sein.
Die rechnerische Richtigkeit der Handelsrechnung muss im Besonderen die folgenden drei Bedingungen erfüllen:
- Geben Sie Einzelpreise für einzelne Rechnungspositionen an, so sollte der Gesamtbetrag der Rechnung der Multiplikation von Einzelpreisen und Stückzahlen entsprechen.
- Proportionalität: Bei Teillieferungen gleicher Ware sollte der Teilbetrag proportional mit der gelieferten Menge übereinstimmen.
Ist beispielsweise die Lieferung von 10.000 T-Shirts bei einem Gesamtwert von EUR 50.000 vereinbart, so sollte die Rechnung für eine Teillieferung von 5.000 T-Shirts über EUR 25.000 lauten.
- Der Rechnungsbetrag darf den Akkreditivbetrag nicht überschreiten. Handelt es sich um eine Teillieferung, so darf der noch offene Saldo des Akkreditivs nicht überschritten werden.
Die Rechnung muss in der geforderten Anzahl von Originalen und Kopien vorliegen.
Vereinfacht gesagt gilt laut ERA 600 für die Bank jedes Dokument als Original, welches
als Original gekennzeichnet ist.
Genauer gesagt gelten folgende Regeln des Artikel 17b und 17c der ERA 600:
- Eine Bank behandelt jedes Dokument als Original, das Originalunterschriften, Zeichen, Stempel oder Aufkleber des Ausstellers des Dokuments zu tragen scheint, es sei denn, das Dokument
weist aus, kein Original zu sein.
- Soweit sich aus einem Dokument nichts anderes ergibt, akzeptiert eine Bank auch ein Dokument als Original, wenn es
- vom Aussteller handschriftlich oder eigenhändig mit der Maschine geschrieben, perforiert oder gestempelt zu sein scheint; oder
- auf dem Originalbriefpapier des Ausstellers erstellt zu sein scheint; oder
- angibt, dass es ein Original ist, es sei denn, diese Angabe scheint sich nicht auf das vorgelegte Dokument zu beziehen.
Etwa in der Rechnung aufgeführte Rabatte oder Abzüge müssen bereits im Akkreditiv festgelegt sein.
Es ist nicht erlaubt, dass Sie Ihrem Kunden nachträglich Rabatte einräumen, die nicht im Akkreditiv festgehalten sind. Die prüfende Bank wird diese Rechnung zurückweisen, da sie befürchten müsste, dass die gelieferte Ware beispielsweise minderwertig ist und daher der Rabatt eingeräumt wurde. Sind die Abzüge oder Rabatte dagegen im Akkreditiv bereits erwähnt, so dürfen bzw. müssen sie natürlich in der Rechnung aufgeführt werden.
Die Rechnung muss mit einem Ausstellungsdatum versehen sein.
Eine Handelsrechnung muss datiert sein. Ist keine Datumsangabe vorhanden, so wird dies als Unstimmigkeit behandelt.
Die Rechnung muss in der Sprache ausgestellt sein, die im Akkreditiv festgelegt ist.
Ist im Akkreditiv keine Sprache festgelegt, so ist die Handelsrechnung üblicherweise in der
Sprache des Akkreditivs auszustellen. Haben Sie als mit Ihrem Kunden auf Deutsch als Dokumente in Feld 46A „RECHNUNG (1 ORIGINAL + 2 KOPIEN), LKW-FRACHTBRIEF (1 ORIGINAL) …“ festgelegt, so kann die Rechnung auf Deutsch ausgestellt werden. Dagegen wäre es erforderlich die Rechnung auf Englisch auszustellen, wenn beispielsweise in Feld 46A „COMMERCIAL INVOICE (1 ORIGINAL + 2 COPIES), CMR (1 ORIGINAL) …“ gefordert ist.
Steht wiederum zum Beispiel in Feld 46A oder 47A, dass die Rechnung oder gar alle Dokumente „AUF DEUTSCH UND RUSSISCH“ auszustellen sind, dann müssen Sie dies auch so befolgen.
Mögliche Zusatzanforderungen an die akkreditivkonforme Handelsrechnung
Die weiter oben genannten Regeln sind allgemein gültig und finden daher grundsätzlich in jeden Fall Anwendung. Es ist möglich, dass Sie sich im Akkreditiv mit Ihrem Kunden auf weitere, zusätzliche Bedingungen einigen, die für die Ausstellung der Handelsrechnung gültig sein sollen. Dies ist durchaus üblich, da der Importeur häufig Anforderungen an die Rechnung hat, welche über die minimalen Anforderungen der ERA 600 hinausgehen.
Im Folgenden stellen wir Ihnen daher einige übliche Zusatzanforderungen an die akkreditivkonforme Handelsrechnung vor. Dazu finden Sie die passende Erklärung, wie Sie die jeweilige Zusatzbedingung erfüllen können.
Liste von möglichen Zusatzanforderungen
Die Rechnung muss unterzeichnet, beglaubigt oder legalisiert werden.
Zu finden in:
Feld 46A durch die Stichworte „SIGNED“, „NOTARIZED“, „LEGALIZED“ in Bezug auf die Rechnung („INVOICE“).
Vorgehen:
Sie müssen die Rechnung jeweils handschriftlich unterzeichnen („SIGNED“), von einem Notar oder einer Handelskammer beglaubigen lassen („NOTARIZED“) oder vom Konsulat des Importlandes insbesondere auf Angemessenheit des Preises legalisieren lassen („LEGALIZED“). Für diesen Vorgang müssen Sie zusätzliche Kosten und Zeit einrechnen. Etwaige nachträgliche Änderungen an einer bereits beglaubigten oder legalisierten Rechnung müssen wiederum authentisiert sein.
Es soll eine Konsulatsfaktura statt einer normalen Rechnung eingereicht werden.
Zu finden in:
Feld 46A „CONSULAR INVOICE“
Vorgehen:
Die inhaltlichen Anforderungen der Konsulatsfaktura entsprechen weitgehend denen der normalen Handelsrechnung. Allerdings ist sie auf einem Vordruck des Konsulats des Importlandes zu erstellen und von diesem legalisieren zu lassen. Alle weiteren Beträge, Stückzahlen, Angaben usw. auf der Konsulatsfaktura müssen mit denen aller weiteren Lieferdokumente übereinstimmen.
Auf der Rechnung sollen zusätzliche Erklärungen oder Bestätigungen, zum Beispiel über die Beschaffenheit der Ware, gemacht werden.
Zu finden in:
Feld 46A „INVOICE MUST INDICATE THAT …“
Vorgehen:
Abzugebende Erklärungen und Bestätigungen müssen auf der Rechnung zu finden sein. Sie müssen dabei vor der Rechnungsunterschrift angebracht sein.
Alle Dokumente müssen die Akkreditivnummer, Auftragsnummer oder Importlizenznummer enthalten.
Zu finden in:
Feld 47: „ALL DOCUMENTS MUST INDICATE L/C NO. / CONTRACT NO. / IMPORT LICENCE NO.“
Vorgehen:
Die Rechnung muss an passender Stelle die entsprechende Nummer als Referenz zum Akkreditiv, Liefervertrag bzw. der Importlizenz enthalten. Die geforderten Referenzen können zum Beispiel nach der Rechnungsüberschrift, vor der Auflistung der Waren und Preise gemacht werden.
In manchen Fällen deckt ein Akkreditiv nicht den vollen Vertragswert ab. Besonders bei Waren mit einer langen Produktionsphase (vor allem bei Investitionsgütern wie Maschinen und Anlagen) wird oft eine Anzahlung vereinbart, die vom Käufer direkt zu überweisen ist. Über den Restbetrag wird dann das Akkreditiv ausgestellt. Im Akkreditiv wird dann gefordert, dass in der Rechnung folgende Werte ausgewiesen werden:
– Gesamtwert der (Teil-)Lieferung
– Bereits bezahlter Betrag der (Teil-)Lieferung
– Jetzt unter dem Akkreditiv zu zahlender Betrag der (Teil-)Lieferung
Zu finden in:
Feld 46A, zum Bespiel „INDICATING THE TOTAL VALUE OF DELIVERED GOODS (AND RELATED SERVICES) LESS [XX] PCT RECEIVED OUTSIDE THIS L/C AS ADVANCE PAYMENT AND [XX] PCT NOW PAYABLE“
Vorgehen:
Unabhängig davon, ob Sie Ihre Ware in einer einzigen Lieferung oder in Teilen versenden, müssen Sie die oben genannten Werte für den jeweiligen Rechnungswert auflisten.
Am folgenden Beispiel lässt sind die Erfüllung dieser Anforderung am einfachsten darstellen:
Wert der Ware: EUR 1.000.000,00
Höhe der Anzahlung: EUR 150.000,00
Bei einer einzigen Lieferung würden Sie die akkreditivkonforme Handelsrechnung zum Beispiel so aufmachen:
Maschine X – EUR 1,000,000.00
15 pct down payment already received – EUR 150,000.00
now payable under this L/C – EUR 850,000.00
Im Falle einer ersten Teillieferung über EUR 600.000,00 unter den gleichen Zahlungsbedingungen:
Machine X – EUR 1,000,000.00
consisting of Main Components ABC – EUR 600,000.00
15% down payment already received – EUR 90,000.00
now payable under this L/C – EUR 510,000.00
