Akkreditiventwurf prüfen

Es gibt zwei Möglichkeiten, wann Sie das im Liefervertrag vereinbarte Akkreditiv das erste Mal zu Gesicht bekommen. Entweder Ihre Bank avisiert Ihnen das tatsächliche Akkreditiv oder Sie bekommen bereits vorab von Ihrem Kunden einen Akkreditiventwurf vorgelegt.

Sowohl für Sie selbst als auch für Ihren Kunden ist es von großem Vorteil, dass Sie das Akkreditiv bereits vor der eigentlichen Eröffnung prüfen können. In einen Entwurf können Sie jederzeit Änderungswünsche einarbeiten und diese mit dem Importeur diskutieren. Ist das Akkreditiv dagegen erst einmal eröffnet, so sind Änderungen zwar weiterhin möglich, es fallen aber für jede Änderung Provisionen bei den bearbeitenden Banken an. Bitten Sie Ihren Kunden also, dass er oder seine Bank Ihnen einen Entwurf des Akkreditivs rechtzeitig vor der geplanten Eröffnung zur Verfügung stellen.

Was sollten Sie vorbereiten, um den Akkreditiventwurf zu prüfen?

Die Prüfung des Akkreditivtextes sollten Sie sehr gewissenhaft vornehmen, da Sie Ihre Zahlung nur bekommen, wenn Sie alle Akkreditivbedingungen bis ins Detail erfüllen. Manchmal verbergen sich hinter unscheinbaren Formulierungen schwerwiegende Konsequenzen. Oder zwei einzelne, harmlose Bedingungen ergeben zusammengenommen ein unüberwindbares Hindernis. So schlimm ist es zwar in den seltensten Fällen, aber auch so sollten Sie kontrollieren, dass Sie alle Bedingungen mit vertretbarem Aufwand fristgerecht und vollständig erfüllen können.

Im Normalfall erstellen Sie nur einen Teil der im Akkreditiv geforderten Dokumente selbst. Die Akkreditivprüfung ist daher ein guter Anlass, mit denjenigen Parteien Kontakt aufzunehmen, die entsprechende Dokumente beisteuern werden. Je nach Ausgestaltung des Akkreditivs können das Ihr Transportunternehmen bzw. Spediteur, Ihre Versicherung, die Industrie- und Handelskammer oder andere Stellen sein. Halten Sie fest, wie die Dokumente aufgemacht sein sollen, ob sie dem Standard des Erstellers entsprechen oder ob möglicherweise Besonderheiten für dieses eine Geschäft beachtet werden müssen. Auch innerbetrieblich sollten Sie klären, dass die Dokumente so erstellt werden können wie im Akkreditiv festgelegt.

Akkreditiventwurf prüfen – Übereinstimmung mit Liefervertrag

In Ihrem Liefervertrag haben Sie schon die wichtigsten Eckpunkte festgehalten, wie das Akkreditiv ausgestaltet sein soll. Bedeutsame Punkte sind zum Beispiel ob das Akkreditiv bestätigt oder unbestätigt, übertragbar oder nicht übertragbar und zahlbar bei Sicht oder Nachsicht sein soll. Weiterhin sind die Währung und der Akkreditivbetrag sowie die einzureichenden Dokumente so relevant, dass sie bereits im Liefervertrag spezifiziert werden sollten. Schließlich sollte auch eine Frist festgelegt werden, bis wann das Akkreditiv zu eröffnen ist.

Wenn Sie den Akkreditiventwurf prüfen, sollten Sie sich daher zuerst die Punkte vornehmen, die Sie zuvor bereits im Liefervertrag schriftlich fixiert hatten. Das sind natürlich nicht nur die eben aufgezählten Angaben zum Akkreditiv selbst, sondern sämtliche Daten, Zahlen und Fakten, die sich aus Ihrem Vertrag ergeben.

So sollte zum Beispiel das Feld 45A (Warenbeschreibung) in möglichst prägnanter Form die zu liefernde Ware beschreiben. In der Warenbeschreibung sollten auch eventuell im Vertrag eingeschlossene, zusätzliche Posten wie Ersatzteile oder Leistungen (beispielsweise Montage, Inbetriebnahme oder Schulungen) zu finden sein. Nicht zuletzt sollte die Lieferbedingung gemäß Incoterms in Feld 45A genannt werden.

Weiterhin sind im Vertrag oft schon Lieferarten und -wege, Lieferfristen, Zahlungsziele, die Gebührenteilung und vieles mehr spezifiziert. Alle diese Informationen sollten Sie im Akkreditiv so wiederfinden. Besonders bei den unterschiedlichen Fristen müssen Sie möglicherweise relative Angaben (zum Beispiel „4 Wochen nach Vertragsabschluss“) in ein tatsächliches Datum umrechnen und die Angaben im Akkreditiv dahingehend überprüfen.

Akkreditiventwurf – Bedingungen Feld für Feld prüfen

Sie haben das Akkreditiv nun mit den wesentlichen Bedingungen aus dem Liefervertrag abgeglichen. Dennoch ist die Akkreditivprüfung hiermit noch nicht beendet, da einige Akkreditivbedingungen im Vorhinein oft noch nicht festgelegt werden (können). Auch ist es nicht unüblich, dass der Importeur weitere, neue Bedingungen in das Akkreditiv aufnimmt. Damit diese erkannt werden und mögliche Konflikte vermieden werden können, muss das gesamte Akkreditiv Feld für Feld analysiert werden.

Im Folgenden geben wir Ihnen eine Kurzleitfaden für diese Prüfung an die Hand. Einen ausführlichen Leitfaden, der Sie wirklich Feld für Feld durch das Akkreditiv führt, finden Sie bei „Aufbau und Felder eines Akkreditivs“.

Akkreditiventwurf prüfen: in Kurzform

• Anwendbarkeit der ERA

  In Feld 40E sollte „UCP LATEST VERSION“ stehen, damit das Akkreditiv den ERA 600 unterliegt.

• Art des Akkreditivs

  In Feld 40A sollte „IRREVOCABLE“ stehen, damit es sich um ein unwiderrufliches Akkreditiv handelt.

  Falls Sie ein übertragbares Akkreditiv vereinbart haben, so sollte hier „IRREVOCABLE TRANSFERABLE“ stehen.

  Für ein bestätigtes Akkreditiv prüfen Sie bitte das Feld 49: steht hier „CONFIRM“, so enthält es einen Bestätigungsauftrag. Auch bei „MAY ADD“ darf Ihre Bank eine Bestätigung hinzufügen. Steht in Feld 49 hingegen „WITHOUT“, so haben Sie es mit einem unbestätigten Akkreditiv zu tun.

• Akkreditivlaufzeit und Benutzbarkeit

  In Feld 31D wird das Verfallsdatum des Akkreditivs festgelegt. Ihre Lieferung sowie die Einreichung aller Dokumente müssen bis zu diesem Datum erfolgt sein. Ist als Land in diesem Feld nicht Ihr eigenes Land, sondern beispielsweise „AT THE COUNTERS OF ISSUING BANK“ angegeben, so müssen die Dokumente vor dem Verfallsdatum in den Händen der Akkreditivbank sein!

  Eng damit verbunden ist die Benutzbarkeit in Feld 41A. Hier kann im Normalfall die eröffnende Bank, Ihre eigene Bank oder jede beliebige Bank („ANY BANK“) stehen. Sollte das Akkreditiv nur bei der eröffnenden Bank nutzbar sein, so müssen Sie die Dokumente bei der Bank im Ausland einreichen und entsprechende Postlaufzeiten einkalkulieren.

• Zahlungsart

  Ist das Akkreditiv ein Sicht-, Nachsicht-, Akzept- oder negoziierbares Akkreditiv? Die Antwort darauf finden Sie ebenfalls in Feld 41A. Für Sichtakkreditive steht hier „BY PAYMENT“, Nachsichtakkreditive enthalten den Ausdruck „BY DEF PAYMENT“, Akzept-Akkreditive den Ausdruck „BY ACCEPTANCE“ und negoziierbare Akkreditive die Worte „BY NEGOTIATION“. Im Falle eines Nachsichtakkreditivs finden Sie in Feld 42P Details zur Nachsichtperiode.

• Firmennamen und Adressen

  Überprüfen Sie die Firmennamen und Adressen in den Feldern 50 und 59 auf die korrekte Schreibweise.

• Währung und Betrag

  Kontrollieren Sie, dass in den Feldern 32B und 39B die richtige Währung und der korrekte Betrag spezifiziert sind.

• Lieferung

  Der Versandweg und die späteste Lieferung sollten in den 44er-Feldern so angegeben sein, dass die Lieferung fristgerecht und in der vereinbarten Transportart möglich ist.

  Falls dies erforderlich ist, sollten Teillieferungen in Feld 43P erlaubt sein.

• Warenbeschreibung inklusive Lieferbedingung

  Die Warenbeschreibung in Feld 45A muss den Angaben im Liefervertrag entsprechen. Sie sollte außerdem die Lieferbedingung gemäß Incoterms ausweisen.

• Dokumente und Zusatzbedingungen

  Die komplexesten zwei Felder im Akkreditiv sind die Felder 46A für die Dokumente und 47A für die zusätzlichen Bedingungen. Da hier freier Text verwendet werden kann, müssen Sie die Anforderungen an die Dokumente und mögliche weitere Bedingungen genauestens erfassen. Bei der Erstellung der Dokumente sind diese Anforderungen sehr wichtig und müssen exakt beachtet werden.

  Stellen Sie daher sicher, dass alle Dokumente in der geforderten Form beigebracht und alle Bedingungen erfüllt werden können.

• Gebührenteilung

  Gibt es im Akkreditiv dazu keine Angaben, so übernimmt der Importeur sämtliche Gebühren. Üblich ist dagegen eine Teilung der Gebühren danach, in welchem Land sie angefallen sind. Die Regelung des Akkreditivs dazu finden Sie in Feld 71B.